dear kawan….

satu pertanyaan tentang apotek?

Apa yang paling penting menurut anda ? Dalam suatu pengelolaan apotek?

marketing? pelayanan? keuangan? pengawasan? SDM? pengendalian barang?

Bagiku, yang paling sulit dilakukan dan sangat penting dalam pengelolaan apotek adalah PENGENDALIAN BARANG / PENGENDALIAN PERSEDIAAN?

(gambar didapat dari google)

Mengapa? karena pada kenyataannya, uang sebagai modal yang kita miliki 80 % di ubah dalam bentuk barang/persediaan. Jika kita tidak mampu mengendalikan persediaan/barang, jelas kita telah gagal dalam mengelola bisnis. Andai kalian tahu, sebagian besar perusahan retail selalu mencari jalan untuk meminimalkan barang hilang.

bagaimana dengan apotek? Nampaknya, hanya beberapa apotek besar saja yang sadar terhadap hal ini, sedangkan yang lainnya tidak terlalu menggubrisnya (coz butuh pemikiran yang tidak ringan!!!).

Padalah, jika kawan – kawan tahu,  pengendalian persediaan ini berdampak luas pada kondisi bisnis dan karyawan anda

1. Jika barang barang anda tidak dihitung, maka karyawan bisa saja mengambil barang – barang anda setiap saat

2. Jika barang barang anda tidak dihitung, maka karyawan bisa saja mengambil uang kasir, dengan cara tanpa input dikomputer dan uang masuk saku

3. Jika barang  barang anda tidak dihitung, maka anda tidak akan tahu bahwa karyawan ternyata sering melakukan salah input baik salah input jenis barangnya atau salah input jumlah barangnya.

selain itu, juga berdampak pada kondisi psikologi anda :

1. jika barang barang anda tidak dihitung, maka anda tidak akan tahu nilai kehilangan barang anda, yang mana bisa saja  menjadi salah satu sumber kebangkrutan bisnis anda.

2. Jika barang anda tidak dihitung, maka anda tidak akan sanggup meninggalkan usaha tersebut dalam jangka waktu yang lama

2. jika barang barnag anda tidak dihitung, anda tidak akan merasa rugi jika ada barang barang yang rusak

3. Jika barang barang anda tidak dihitung, anda tidak akan bisa menghitung laporan laba rugi

4. jika barang  barang anda tidak dihitung, anda tidak akan bisa mengetahui neraca keuangan anda

artinya, anda tidak mungkin bisa mengambil keputusan tentang bisnis anda.

Kali ini, saya akan mengupas tentang pengendalian persediaan, khususnya pengendalian barang hilang.

Sistem pengendalian barang beragam jenisnya. Secara teknis, pengendalian dilakukan dengan sesimple mungkin dan seefektif mungkin. Sebut saja indom*rt, retail yang paling populer menurut saya, bagaimana dalam  pengendalian barang, retail ini mengalami perubahan sistem dari tahun ketahun. Pertama kali indom*rt berjalan, dia melakukan pilihan melakukan perhitungan stok dengan membebankan tanggung jawab tersebut kepada karyawan. Karyawan melakukan perhitungan setiap hari setiap rak, dimana dalam tempo waktu satu bulan maka akan diperoleh nilai akumulasi kehilangan barang. Nilai kehilangan barang inilah yang dijadikan patokan prestasi para karyawan ataupun hukuman karyawan. jika nilai kehilangna barang melebihi 0,2 % dari omzet (secara teoritik nilai kehilangna barang perbulannya adalah 0,5% omzet), maka karyawan akan menanggung sisa kerugian tersebut dengan potong gaji. Dari waktu ke waktu, sistem ini tidak lah menjadi sistem pengendalian barang yagn sempurna, seiring perjalanan waktu, karyawan mulai pintar memanfaatkan celah karena efek “manusiawinya” dimana sebisa mungkin tidak menanggung sisa kerugian. Celah yang dimaksud adalah dalam proses perhitungan stok selain ada barang hilang (tidak sesuai dengan komputer) tentunya ada juga barang lebih (stok komputer lebih sedikit daripada stok nyata). Maka oleh karyawan, stok tersebut dianggap bukan milik toko, melainkan miliknya sendiri. Parahnya lagi, ada karyawan yang malas untuk melakukan tugas ini, sehingga setiap diberi lembar perhitungan stok, pengisian lembar tersebut disamakan semua dengan angka komputer tanpa dihitung.

Pada akhirnya rusaklah sistem perhitungan stok dengan cara ini, terlebih lebih jika semua karyawan berkongkalikong  curang. Cara ini sesungguhnya masih tetap efektif, jika dan hanya jika pengendalian karyawan dapat dilakukan dengan baik yakni selalu melakukan cek pakaian setiap karyawan selesai shift atau menanam orang kepercayaan dimana tidak dimasukkan dalam hitungan ganti rugi nilai barang hilang dan harus ada validasi hasil perhitungan stok.

Sadar akan kelemahan sistem pengendalian barang ini, maka managemen indom*rt kemudian merombak sistem pengendalian barang hilang tersebut.  Bergantilah sistem pengendalian dengan membuat team khusus yang melakukan perhitungan stoknya selama 1 bulan sekali. Cara ini lebih menguntungkan dilihat dari sisi kecurangan karyawan, meskipun jika kita baru memiliki satu toko pasti memperbesar biaya operasional. Disamping itu, sistem perhitungannya mulai dirubah dari metode manual, menggunakan alat DCP dan setiap barang langsung discanner via barcode.

gambar alat DCP

Dari sistem perhitungan stok tersebut, maka dihasilkan data :

1. Nilai stok yang selalu valid. Nilai stok yang selalu valid ini, digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan sehingga nanti mampu digunakan untuk menghitung laba kotor pada laporan laba rugi. Selain itu juga digunakan untuk mengetahui persediaan barang pada neraca keuangan perusahaan.

2. nilai barang hilang. Nilai barang hilang ini digunakan untuk mengikat karyawan, agar karyawan tanggung jawab dalam pekerjaannya. untuk itu, barang hilang harus dikendalikan.

3. memudahkan sistem order.

4, memperkirakan nilai persediaan yang harus dimiliki pengusaha

Target pengendalian barang hilang, maksimal tidak lebih dari 0.2% dari penjualan semua produk dalam 1bulan. (0,2 % adalah keputusan managemen, padahal secara teori 0,5%. Mengapa o,2%, agar karyawan pasti dapat potong gaji, heheheehe).
misal penjualan all produk dalam satu bulan :Rp.255.000.000
Maka target barang hilang yang harus dicapai  harus dibawah: 0.2%x255.000.000=  510.000

Jika lebih dari itu kaya apa? maka karyawan nombok berdasarkan tanggung jawabnya.

Misal;
* penghasilan penjualan  dalam satu hari; rp 5.000.000
*penghasilan penjualan dalam satu bulan: rp 5.000.000× 30hari= rp 150.000.000
* buget dari perusahaan 0,2 % dalam satu bulan
0,2%× 150.000.000=300.000
dan ternyata barang hilang dalam satu bulan : rp 900.000
maka jika personil toko terdiri dari:
Kepala toko=1 orang= perhitungan penggantian barang hilang=2,5×per penggantian
Asisten ka toko= 1 orang= perhitungan penggantian barang hilang=2xper penggantian
Md toko=1 orang= perhitungan penggantian barang hilang=1,5×per penggantian
Kasir toko=3 orang= perhitungan penggantian barang hilang=1x3 per penggantian
Pramuniaga= 4 orang =pperhitungan penggantian barang hilang= 1×4 per penggantian
Total 10 orang : total pengganti=13
Total nkl yang harus diganti oleh karyawan adalah
900.000-300.000=600.000 dibagi 13 adalah 46 .153/ per  pengganti
Perhitungan untuk setiap personilnya ;
Kepala toko=2,5xdari penggantian =115.382
  Asisten  katoko=2 kali dari pengganti=92.306
Md toko=1,5× dari pengganti=69.229
Pramu 4 orang jadi 1× 4 orang× pengganti=184.612
Kasir 3 orang jadi 1×3 orang× pengganti=138.459 jumlah 599.988.

Bagaimana dengan apotek ?

pada dasarnya perhitungan stok apotek lebih mudah daripada retail swalayan, asal software anda mendukung, SDM anda terkendali, serta memiliki orang yang bertugas menganalisis perhitungan stok. Metode yang kami gunakan adalah melakukan perhitungan barang setiap harinya. Setiap satu orang bertanggung jawab menghitung satu rak (satu bagian) setiap harinya. Meskipun terdapat kelemahan menggunakan sistem ini seperti yang telah saya ungkapkan diatas, namun sistem perhitungan per hari ini mampu mendeteksi proses barang hilang tersebut, apakah terjadi kesalahan dalam penginputan item barang  atau barang  hilang tak berbekas.

Pengendalian stok barang dengan sistem ini sesungguhnya menguras energi yang luar biasa baik energi berupa waktu dari karyawan maupun energi berupa uang yang harus dikeluarkan karena khusus membayar karyawan penganalisis hasil stok. Meskipun demikian, kami tetap menggunakannya berkaitan dengan kepentingan kami dalam menjaga stok agar selalu sesuai dengan kondisi nyata.Bagaimana dengan kelemahan sistem ini seperti yang saya ungkapkan diatas? Karena kami masih menunggu apotek sendiri, maka kami selalu melakukan cheking baju usai kerja, dan memiliki kunci validasi dalam membaca stok yang dikerjakan karyawan.

Berikut saya berikan contoh data gambaran analisis diapotek saya :

Pertanyaannya adalah, kenapa kok barang barang itu bisa hilang? dan tiap bulan selalu saja ada yang hilang ?apa dicuri ? bisa ya bisa tidak. Bisa ya, jika pengawasan anda terhadap karyawan tidak mendetail (jangan percaya dengan karyawan anda, negeri ini atasnya aja udah bobrok, apalagi bawahnya!!!!, hehehe). Bisa jugA tidak dicuri, karena kesalahan paling banyak adalah pada peng inputan barang di komputer. Beberapa kesalahan penginputan yang menyebabkan barang hilang antara lain :

1. barang yang dinput tertukar, misal pharflox 400 diinput pharflox 200mg

2. barang yang diinput kurang jumlahnya, misal pharflox 400 jumlah 15, diinput 10 tablet

3. barang tidak diinput dikomputer, langsung diserahkan pasien.

Lantas, bagaimana cara mengatasi permasalahan –permasalahan diatas?

1. Untuk masalah karyawan, maka diperlukan sistem pengawasan yang menurut saya kompleks. Hingga saat ini saya belum menemukan sistem yang tepat dalam pengawasan terhadap karyawan.

2. Untuk masalah kesalahan input, maka perlu adanya pemisahan antara penginput software dan kasir. Penginput software tugasnya nginput, sedangkan kasir selain keuangan juga mencocokkan barang yang dibeli sesuai tidak dengan yang  di nota. Kelemahan dari sistem ini, pelayanan menjadi lebih lama.

demikian uraian dari saya mengenai pengendalian persediaan apotek. Teknis mengenai tata cara pengendalian akan saya kemukakan di blog selanjutnya. So…jika saya bertanya, pentingkah pengendalian persedian di apotek? Pentingkah perhitungan barang hilang? Maka ada dua jawaban, jika perputaran barang di apotek anda cepat sekali, maka wajib hukumnya melakukan pengendalian persediaan. Namun, jika perputaran barang anda masih lambat, saya rasa stok opname setiap hari belum begitu perlu. (jika anda bertanya bagaimana menilai perputaran barang cepat atau lambat, maka akan saya bahas di blog selanjutnya).

Bagi kawan – kawan yang ingin berdiskusi dengan saya bisa hub 085729420847 atau facebook andy eko wibowo.

salam hormat,