buku akan mencegah pembacanya agar tidak jatuh dilubang yang telah menjatuhkan pendahulunya

Rekan – rekan apoteker semuanya, banyak sekali rekan – rekan apoteker yang jatuh di lubang yang sama, lubang yang telah dijerumusi oleh apoteker – apoteker lainnya dalam mengelola keuangan apotek. Mengapa itu bisa terjadi? Karena apoteker tersebut tidak membaca kesalahan – kesalahan para apoteker tersebut sebelumnya, sehingga mereka terjatuh pada lubang yang sama. Buku ini dibuat agar apoteker muslim tidak terjatuh pada lubang yang sama yang menjerumuskan para apoteker dalam mengelola keuangan apotek. Berikut lima kesalahan apoteker yang tidak boleh dilakukan apoteker muslim dalam mengelola keuangan apotek :

Pertama, Banyak apoteker yang saat membuka apotek, salah dalam mengalokasikan uangnya.

Kasus yang nyata, yang di alami oleh rekan sejawat saya sekitar tahun 2015. Rekan sejawat ini mendapatkan dana dari investor dengan nominal 150 juta untuk membuka apotek. Rekan sejawat tersebut memutuskan untuk langsung mencari kontrakkan senilai 75 juta untuk 5 tahun. Kemudian dia meminta kepada desain interior serta membangun apotek megahnya dengan nilai 25 juta. Uang dari investor yang tersisa adalah 100 juta. Dia berencana untuk membeli persediaan senilai 20 juta dan menyisakan dana cadangannya 30 juta sebagai operasional selama 1 tahun. Apa yang salah dengan kondisi tersebut? Ini adalah kondisi yang bisa diperdebatkan salah benarnya. Namun mari kita lihat bagiamana dia mengalokasikan dana dalam membuka apotek tersebut.

1. Membeli alat (sewa gedung, etalase, interior, alat – alat).

2. Persediaan dagang berupa obat – obatan

3. uang cash memenuhi kebutuhan operasional harian

Kesalahan fatal para apoteker pemula adalah membelanjakan uang cash tersebut lebih besar di pembelian alat/investasi daripada persediaan dagang ataupun mengalokasikan tetap menjadi uang cash. Apoteker pemula memiliki bayangan akan apotek yang mewah dan elegant dengan fasilitas serba ada dan terbaik mirip mall – mall. Kenyataannya, Alat-alat dikenal sebagai aktiva tetap, yang mana alat – alat tersebut tidak akan memberikan pemasukkan secara langsung ketika apotek berdiri, berbeda  halnya dengan persediaan obat yang sering dikenal dengan aktiva lancar, dimana persediaan obat dapat memberikan pemasukkan uang cash secara langsung.

Persediaan dagang dikenal sebagai salah satu aktiva lancar (selain uang cash dan piutang) yang sesungguhnya merupakan modal utama kita dalam menumbuhkan bisnis apotek. Pola pikir yang harus di bangun ketika apotek baru berdiri adalah yang terpenting, bagaimana jualan apotek dapat segera menghasilkan uang cash. Poin ini yang terpenting !! Ekstrimnya, Bila tanpa bangunan bisa mencetak uang cash, lakukan! Bila tanpa etalase bisa menghasilkan uang cash, lakukan! Bila tanpa alat alat bisa mendapatkan uang cash, lakukan !!! Kesalahan apoteker pemula lebih mengeluarkan anggaran terbesar di peralatan daripada persediaan dagang. Beberapa kesalahan apoteker lainnya adalah pada saat pengadaan persediaan dagang tidak didasari pada data. Data yang bisa digunakan adalah data produk terlaris atau data berdasarkan pareto. Lho !! memang bagaimana kita cari data pareto atau fast movingnya bila apotek saja belum berdiri? Gunakan data apotek sekitar bila bisa atau data apotek yang setipe dengan apotek yang akan di buat atau lihat data neilson /topbrand.

Uang cash yang juga suatu aktiva lancar adalah tujuan utama kita berbisnis. Bisnis apotek tidak akan gulung tikar selama kita masih memiliki uang cash. Berapapun meruginya apotek, asal masih memiliki uang cash, apotek akan masih tetap dapat berjalan. Kesalahan apoteker pemula dalam menyediakan uang cash dalam mencukupi kebutuhan operasional bulanan adalah apoteker tidak mampu memprediksi seberapa banyak uang cash yang dibutuhkan sampai apotek benar benar dapat mencukupi kebutuhan operasionalnya sendiri. Maksudnya??? Apoteker pemula tidak bisa memprediksi berapa uang cash yang harus dicadangkan sampai apotek dengan pemasukkannya, dapat mencukupi kebutuhan operasionalnya. Atau, dalam Bahasa ekonomi dinamakan apotek mencapai titik break event point (BEP).

Kesalahan kedua, Banyak rekan – rekan apoteker yang tidak memahami tentang alur bisnis apotek

Pemahaman tentang alur bisnis apotek wajib untuk dipahami oleh rekan – rekan apoteker semua. Apabila alur bisnis apotek tidak dipahami dengan baik, bisa jadi para apoteker akan terjebak jika hanya berkutat pada pelayanan pasien saja, sementara alur bisnis apotek terutama bagaimana alur uang, dan alur barang benar – benar tidak dipahami, akan sangat fatal, bisa jadi tiba tiba saja uang cash tidak ada, tagihan pelunasan hutang menumpuk, banyak obat – obat tidak laku dan hampir ED.

Nah...untuk itu, penting sekali rekan – rekan apoteker untuk memahami tentang bagaimana alur bisnis apotek tersebut berlangsung. Mari kita belajar tentang alur tersebut.

Modal dalam bentuk Uang cash pastinya akan kita gunakan untuk membeli persediaan. Nilai pembelian Persediaan tersebut disebut dengan harga beli. Persediaan tersebut akan menjadi stok persediaan yang akan dijual senilai harga jual, yang mana selisih antara harga jual dengan harga beli merupakan potensi keuntungan/laba kotor kita.  Jika persediaan tersebut terjual, maka jumlah persediaan yang terjual dalam tempo waktu tertentu tersebut sering kali disebut dengan Omzet /Sales. Dari omzet/sales itu apabila dikurangkan dengan harga pokok penjualan barang/HPP (Jumlah total harga beli dari barang yang terjual),  maka akan diperoleh keuntungan kotor/laba kotor. Dari keuntungan kotor ini apabila dikurangi dengan seluruh pengeluaran operasional maka akan diperoleh kondisi :     

Laba bersih inilah tujuan utama kita, dan apabila total laba bersih selama menjalankan apotek nilainya sama dengan modal awal, maka disebut sebagai kondisi pay back period (balik modal). laba bersih ini dapat kita gunakan sebagai tiga pilihan :

Sebagai penekanan akan saya ulangi,

laba bersih yang ditahan sebagai laba ditahan, akan menambah modal awal apotek. Dari laba ditahan ini, Apotek akan terus menerus bertumbuh

Alur bisnis diatas dinamakan alur bisnis alamiah, karena pertumbuhan bisnis secara alami tidak dipengaruhi oleh faktor luar. Sering disebut juga alur pertumbuhan bisnis organik.

Ada alur bisnis yang tidak alamiah, karena pertumbuhan bisnis juga di pengaruhi oleh faktor luar yakni hutang pihak ke 3 atau tambahan modal milik investor. Berikut alurnya :

Apotek dapat tumbuh non organik dengan adanya tambahan modal yang berasal dari hutang pihak ketiga. Dalam alur bisnis ini, bila apoteker pandai mengelola antara uang yang masuk dan uang yang keluar dapat tumbuh secara lebih cepat daripada pertumbuhan bisnis organik. Namun, yang perlu di ingat adalah “pelunasan hutang tiap bulannya itu pasti, sedangkan pemasukkan apotek tiap bulannya itu tidak pasti”. Disinilah rekan – rekan apoteker sering terjerumus dalam jebakannya. Rekan rekan apoteker tidak memperhitungkan kemampuan mereka dalam melunasi hutang setiap bulannya. Pada akhirnya, akibat laba bersih yang tidak cukup untuk melunasi hutang bulanannya, maka hutang yang sesungguhnya mampu menumbuhkan bisnis apotek, justru menjadi buah simalakama, karena pelunasan hutang tiap bulannya sudah tidak  berasal dari pemasukkan apotek namun dari modal yang dimiliki sendiri. Disamping hal tersebut, hutang pihak ke 3 terutama Bank, menambah beratnya cicilan, karena selain harus melunasi pokok pinjaman, juga harus membayar bunga bank. Hal ini lah yang menyebabkan Rosullulah mengharamkan bunga bank, karena termasuk dalam Riba.

Berbeda dengan pinjaman/hutang pihak ketiga, pertumbuhan apotek non organik menggunakan tambahan modal investor nampaknya sangat menjanjikan. Hal ini terkait, bila masih merugi, maka apoteker tidak berkwajiban untuk melakukan cicilan. Namun pertanyaannya adalah, Apakah dengan kemampuan rekan – rekan apoteker saat ini, yang mana kridibilitas belum terbangun, kemampuan pengelolaan apotek belum terasah, adakah orang yang mau menjadi investor rekan rekan semua? Kesalahan para apoteker yang yang sudah mendapatkan investor adalah tidak amanah dalam mengelola uang dari investor serta menghancurkan nama baiknya sendiri karena tidak transparan dalam mengelola keuangan. Buku ini menjadi alternatif tersendiri untuk para apoteker dalam rangka menjamin kepercayaan para investor terkait transparansi pengelolaan uangnya serta membangun kridibilitas diri.

Kesalahan ketiga, Apoteker tidak memahami apa yang dinamakan cash gap

Ini adalah kesalahan yang paling sering dilakukan para apoteker dan jika kesalahan ini tidak di tanggulangi secara cepat, dapat membuat apotek segera tutup. Kesalahan ini sangat fatal akibatnya, karena uang cash bisa habis, tagihan hutang menumpuk, dan persediaan obat diam ditempat bahkan banyak yang hampir ED.

Rekan – rekan apoteker semua, apa rekan rekan semua paham apa yang dinamakan cash gap? Akan saya jawab dengan contoh.

Apoteker Y mengelola Apotek X. Omzet saat ini adalah 50 juta/minggu. Apotek X melakukan pembelian persediaan dengan system pembayaran kridit selama 2 minggu. Apoteker Y melakukan perencanaan pembelian persediaan untuk kebutuhan selama 1 bulan yakni sebesar kurang lebih 40 juta x 4 = 160 juta.

Pada minggu I Apotek X memiliki omzet 50 juta dan tidak melunasi hutang.

Pada minggu II, Apotek X memiliki omzet 50 juta  dan melunasi hutang dagang 160 juta. Pada minggu ini lah cash gap terjadi, karena Apotek X yang memiliki uang 100 juta harus melunasi hutang dagangnya 160 juta. Sehingga apotek X harus mengambil uang sebanyak 60 juta dari cash (bisa jadi dari modal) untuk melunasi hutang dagang tersebut, dengan kata lain “tombok dulu”.

Pada minggu III, Apotek X memiliki omzet 50 juta dan tidak melunasi hutang

Pada minggu IV, apotek X memiliki omzet 50 juta dan tidak melunasi hutang.

Minggu III dan minggu IV akhirnya apotek X memiliki uang dari hasil penjualan barangnya, meskipun demikian apotek X harus tombok pada minggu II.

Bayangkan apabila kejadian minggu kedua tersebut terjadi berulang kali sementara persediaan uang cash tidak mampu mengcover “tombok” nya, maka yang terjadi adalah uang cash selalu habis padahal omzet selalu naik. Dari sini kita tinggal menunggu bagaimana apotek tersebut kesusahan dalam cash bila tidak segera menyadarinya, dan tentunya kridibilitas nya dimata supplier hancur akibat mengundur – undur pelunasan hutang.

Celakanya, terkadang, Apoteker melakukan pembelian persediaan obat slow moving berlebih, akibatnya banyak persediaan obat yang diam ditempat tanpa menghasilkan penjualan. Persediaan tersebut disebut persediaan berpotensi rugi karena bisa menjadi produk rusak/defect akibat Expired Date.

Rekan – rekan apoteker semua, coba bandingkan dengan kasus dibawah ini :

Apoteker Andy mengelola Apotek Indah Farma. Omzet saat ini adalah 50 juta/minggu. Apoteker Andy melakukan pembelian persediaan dengan system pembayaran kridit selama 2 minggu. Apoteker andy melakukan perencanaan pembeliaan persediaan selama 2 minggu yakni sebesar kurang lebih 40 juta/minggu x 2 = 80 juta.

Pada minggu I, Apotek Indah Farma memperoleh omzet 50 juta dan tidak melakukan pelunasan hutang

Pada minggu II, Apotek Indah Farma memperoleh omzet 50 juta dan melakukan pelunasan hutang sebanyak 80 juta.

Omzet selama dua minggu adalah 100 juta, melunasi hutang sebanyak 80 juta, sehingga sisa 20 juta.

Bagaimana rekan rekan apoteker semua? Paham? Bagaimana pentingnya para apoteker memahami cash gap dan mengaturnya.

Kesalahan keempat, Apoteker pemula tidak memahami pentingnya membagi pengeluaran apotek / operasional apotek berdasarkan bagian – bagian penting yang menunjang pertumbuhan apotek

Kesalahan ini adalah kesalahan klasik yang hampir dilakukan sebagian besar apotek. Pendidikan S1 sampai profesi apoteker yang lebih didominasi oleh pelayanan kefarmasian diduga menyebabkan kebanyakan orientasi para apoteker hanyalah berfokus pada pelayanan kefarmasian saja. Padahal, ketika rekan – rekan apoteker berkecimbung di apotek, mau tidak mau, tumbuh kembangnya apotek tersebut dipengaruhi oleh setidaknya 4 bagian yang semuanya harus diaktifasi dan saling berkontraksi. Empat bagian tersebut harus dijalankan dengan baik agar apotek dapat bertumbuh dengan baik pula. Untuk menjalankan keempat bagian tersebut, tentunya rekan rekan apoteker harus menyediakan anggaran agar aktifitas disetiap empat empat bagian tersebut terlaksana dengan baik.

1. Bagian Operasional/bagian produksi. Bagian operasional ini mulai dari pengadaan obat, pergudangan, stok, hingga pelayanan kefarmasian. Rata – rata rekan sejawat hanya terfokus di bagian ini sajadan disinilah celah para pembaca buku ini, agar segera tersadar, bahwa ada bagian lain yang harus digerakkan untuk meningkatkan pertumbuhan apotek agar lebih cepat. Sering kali, struktur organisasi apotek juga hanya melihat bagian ini saja.

2. Bagian marketing. Bagian inilah yang menggerakkan pelanggan agar memilih apotek kita daripada apotek lainnya. Bagian inilah yang membuat para pelanggan tahu tentang keunggulan apotek kita, serta loyal di apotek kita. Yang perlu diingat dalam bagian marketing ini adalah soft selling, tidak hard selling. Tentunya butuh anggaran untuk menggerakkan bagian ini. Meskipun demikian, di era digital ini, aktifitas marketing dapat dijalani dengan murah.

3. Bagian Sumber daya manusia. Bagian ini tidak kalah pentingnya. Sumber daya yang terkontrol dengan aturan dan terlatih dengan setiap pelatihan yang mendukung mereka akan menghasilkan nilai lebih.

4. Keuangan. Bagian ini mampu merencanakan keuangan, serta mengatur keuangan keluar masuk dengan baik. Serta membagi semua bagian divisi dapat bergerak sesuai porsi masing – masing sehingga organisasi dapat tumbuh beerkat support dana operasional yang baik di bagian masing – masing.

Rekan – rekan apoteker semua, setidaknya dana harus dialokasikan di 4 bagian tersebut dengan porsi masing – masing dan komposisi terbaik agar apotek dapat tumbuh maksimal dan cepat. Bagaimana dengan apotek yang baru berdiri, dan tidak memiliki SDM cukup? Tidak perlu SDM yang cukup untuk menggerakkan empat bagian tersebut, yang terpenting adalah semua kegiatan yang meliputi 4 bagian tersebut terlaksana dengan baik. Apalagi saat ini, era digital (facebook, instagram, whatsapp, youtube, telegram, computer) , memungkinkan 4 hal tersebut dijalankan secara efektif oleh jumlah personil yang terbatas

Kesalahan kelima, Apoteker tidak memahami tentang apa yang dinamakan bisnis owner ataupun bisnis operasional, serta dimana mereka harus berperan

Di dalam bisnis secara umum termasuk bisnis apotek, ada dua peran utama yang masing – masing peran memiliki bagian tersendiri, yakni bagian bisnis owner dan bisnis operasional. Bisnis owner di dalam bisnis apotek adalah pemilik sarana apotek/PSA, sedangkan bisnis operasional adalah Apoteker pengelola Apotek. Kesalahan rekan – rekan apoteker adalah, banyak diantara mereka yang tidak mengetahui perbedaan antara pola pikir bisnis owner dan bisnis operasional. Bisnis owner memiliki peran menganalisa kondisi bisnis apotek dan membuat kebijakan – kebijakan untuk dilakukan oleh bisnis operasional. Sedangkan bisnis operasional berperan menjalankan kebijakan – kebijakan dari bisnis owner dengan berbagai macam cara seperti instruksi kerja, strategi marketing, perubahan aturan, dan lain – lainnya.

Misal, bisnis owner membuat kebijakan agar biaya operasional bulan depan dapat ditekan dari yang mulanya 10 juta menjadi 8 juta. Bisnis operasional tugasnya adalah membuat sistem atau membuat kegiatan kegiatan yagn dapat menurunkan biaya operasional apotek seperti aturan kapan menghidupkan lampu, computer, perangkat elektronik lainnya dan mematikannya, mengalihkan karyawan yang tidak produktif ke bagian produktif ataupun memecatnya, menurunkan biaya belanja atau konsumsi plastic kresek dan lainnya.

Contoh lagi, bisnis owner ingin bulan depan penjualannya naik dari 50 juta menjadi 80 juta tanpa harus meningkatkan operasionalnya. Maka tugas bisnis operasional adalah membuat strategi strategi marketing agar penjualannya dapat meningkat menjadi 80 juta.

Misal, bisnis owner menginstruksikan agar bisnis operasional dapat memberikan free cash money untuk bisnis owner 25 juta dan free cash money tersebut dapat diambil dari 50 % laba bersih. Maka tugas bisnis operasional adalah mengatur laba kotor yang dikurangi operasional dapat menimbulkan laba bersih 50 juta, sehingga bisnis owner dapat menerima free cash 25 juta.

Rekan – rekan apoteker semua, Dari contoh – contoh tersebut, pasti rekan – rekan semua tersenyum simpul, ternyata seperti itu ya! Dari contoh – contoh tersebut, rekan – rekan pasti tercerahkan dan bagi para apoteker yang juga merupakan pemilik apotek, harusnya mulai saat ini secara sadar dapat berperan kapan berperan menjadi bisnis owner dan kapan berperan sebagai bisnis operasional. Pertanyaan yang harus dijawab oleh rekan – rekan apoteker semua adalah bagaimana bisnis owner mengetahui apa saja yang harus diperbuat? Bagaimana bisnis owner dapat mengetahui kapan bisnis harus dilakukan penurunan biaya  operasional, kapan bisnis harus ditingkatkan omzetnya, kapan bisnis harus diambil free cash moneynya, mengetahui sehat tidaknya bisnis apotek, dan hal lainnya.

Sedangkan pertanyaan kedua adalah bagaimana bisnis operasional mengetahui apa yang harus dilakukan ketika bisnis owner membuat suatu kebijakan?

Menarik sekali bukan?

Pertanyaan pertama akan dijawab semuanya di buku ini, sedangkan pertanyaan kedua, nampaknya buku “Bisnis model apotek masa kini” harus rekan rekan apoteker koleksi karena dalam buku tersebut dibahas tentang berbagai kumpulan strategi yan g aplikatif beserta form, software, maupun tools lainnya yang harus di kuasai oleh para apoteker yang sedang menjalani bisnis operasional.

Kesalahan Keenam, Apoteker tidak mengenali dashboard – dashboard keuangan apotek

Darimana dasar - dasar seorang bisnis owner dapat mengambil keputusan – keputusan yang akan di jalankan oleh bisnis operasional ? Jawabannya ada di bagian ini! Kesalahan rekan rekan apoteker yang berperan sebagai bisnis owner adalah tidak memahami dashboard dashboard keuangan apotek. Akibatnya, sering kali apoteker mengalami kesalahan dalam mengambil keputusan.

Apakah hal ini juga penting untuk bisnis operasional ? Pemahaman mengenai dashboard dashboard keuangan apotek oleh bisnis operasional juga dapat memberikan keuntungan tersendiri bagi mereka, untuk mengatur bagaimana cara bernegosiasi ke bisnis owner mengenai bonus yang didapatkan apabila target targetnya terpenuhi.

Dari beberapa penjelasan diatas baik bisnis owner maupun bisnis operasional wajib memahami tentang dashboard keuangan tersebut.

Mari kita susun ulang 3 dashboard tersebut dalam sebuah rinkasan :

Buku ini membahas bagaimana agar rekan rekan apoteker membuat dashboard dasboard tersebut dengan metode yang sederhana serta menganalisa dashboard tersebut untuk kepentingan pertumbuhan apotek. Selain itu, dengan dashboard – dashboard tersebut para apoteker dapat menngerti mindsite pengusaha apotek agar apoteknya terus menerus tumbuh.

4. Administrasi keuangan yang harus dilakukan dalam mengelola keuangan Apotek

Untuk memahami administrasi keuangann apotek, harus memahami alur dari pergerakkan uang di apotek terlebih dahulu. Setelah mengetahui alurnya, kita menentukan titik mana saja yang harus di administrasikan. Berikut alur pergerakkan uang yang ada di apotek :

Lihatlah bagan diatas. Dari bagan tersebut kita dapat mengetahui administrasi keuangan yang harus tercatat (dalam bentuk buku atau ms.excell) antara lain :